Implementasi COBIT pada PT KAI

PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan transportasi publik dan satu-satunya perusahaan yang mengelola jasa transportasi dibidang perkerataapian. PT Kereta Api Indonesia (Persero) sendiri memiliki tiga buah layanan bisnis utama yaitu layanan angkutan penumpang , layanan angkutan barang , dan asset. Dengan beberapa layanan bisnis utama yang diberikan PT Kereta Api Indonesia (Persero) tersebut, maka PT Kereta Api (Persero) memilki peran yang begitu penting dalam mengembangkan perekonomian Indonesia karena kegiatan ekonomi tidak lah bisa dilepaskan dari proses pemindahan ataupun pengangkutan orang maupun barang.

COBIT adalah suatu bentuk sarana untuk mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja atau framework untuk mengatur keselarasan TI dengan bisnis. COBIT memiliki 34 proses kunci yang terbagi bagi kedalam 4 buah obyektif utama yaitu Planing & Organization (PO), Acquisition & Implementation (AI), Delivery & Support (DS) dan Monitoring.

Perencanaan dan Pengorganisasian (Plan and Organise)

Pada tahap ini meliputi strategi dan memperhatikan cara agar teknologi informasi dapat memberikan kontribusi sebaik-baiknya terhadap pencapaian tujuan bisnis.

·       PO1 Define a strategic IT plan

PT KAI sudah terdapat IT Master Plan yang berisikan tentang rencana kerja dan investasi strategis pengembangan TI untuk jangka panjang selama 5 tahun dan untuk jangka pendek dalam kurun waktu kurang dari 1 tahun.

·       PO2 Define the information architecture

PT KAI belum terdapat model arsitektur informasi terstandart yang digunakan.

·       PO3 Determine technological direction

Manajemen PT KAI telah merancang arah pengembangan teknologi perusahaan. Hal ini ditandai dengan rencana penambahan modul ERP perusahaan, peningkatan infrastruktur TI perusahaan dan berbagai sertifikasi ISO dalam bidang TI.

·       PO4 Define the IT processes, organisation and relationships

PT KAI telah memiliki pembagian tugas yang jelas pada divisi TI hal ini dituangkan dalam tugas pokok inti divisi TI. Selain itu keamanan informasi sudah dilakukan dnegan ecryption serta cryptographic pada informasi perusahaan.

·       PO5 Manage the IT investment

Pada PT KAI menajemen telah menentukan prioritas investasi TI yang sesuai dnegan budget perusahaan selain itu penetapan budget untuk investasi TI telah dilakukan oleh dewan direksi untuk setiap tahunnya. Perencanaan penggunaan dana investasi TI ini dituangkan dalam IT Master Plan perusahaan.

·       PO6 Communicate management aims and direction

Manajemen PT KAI telah secara aktif mengomunikasikan penerapan TI antara dewan direksi dan devisi TI. Hal ini dilakukan melalui rapat koordinasi dan evaluasi.

·       PO7 Manage IT human resource

Pada PT KAI terdapat pendekatan strategis untuk merekrut dan mengelola IT personel. Rencana training resmi telah ditetapkan untuk SDM TI. Program rotasi karyawan sudah ditetapkan dala rangka pengembangan skill manajemen dan teknik.

·       PO8 Manage quality

Pada PT KAI manajemen telah menerapkan ISO 9001 yang mengatur tentang quaility management system terhadap berbagai devisi dan sarana pada perusahaan. Hal ini menunjukan bahwa manajemen telah menyadarinya sebuah kebutuhan atas kualitas mutu.

·       PO9 Assess and manage IT risks

Pada PT KAI manajemen khusunya devisi TI belum memilki pengukuran resiko yang terdokumentasi dan formal.

·       PO10 Manage projects

Pada PT KAI sudah terdapat gambaran dan rencana mengenai pengembangan TI pada perusahaan yang tergmbarkan dalam Master Plan IT.

Pengadaan dan Implementasi  (Acquire and Implement)

Untuk merealisasikan strategi TI solusi TI harus dapat diindetifikasi, dikembangkan, diintegrasikan ke dalam proses bisnis.

·       AI1 Identify automated solutions

Rencana pembelian atau mengenai proyek TI sudah dilakukan tahapan perencanaan oleh businss process owner terkait.

·       AI2 Acquire and maintain application software

Pada PT KAI saat perusahaan memutuskan untuk membuat atau membeli sebuah aplikasi atau perangkat TI maka persyaratan dan spesifikasi diberikan oleh tim BPO.

·       AI3 Acquire and maintain technology infrastructure

PT KAI sudah melakukan perawatan dan perencanaan pemeliharaan infrastruktur secara berkala.

·       AI4 Enable operation and use

PT KAI dalam memastikan penerapan sebuah sistem atau aplikasi baru agar dapat digunakan oleh end devisi TI melakukan pelatihan kepada para pengguna.

·       AI5 Procere IT resources

Pengadaan kebijakan dan prosedur akuisis IT telah ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan.

·       AI6 Manage changes

Terdapat dokumentasi formal mengenai perubahan yang berkaitan dengan TI yang mencangkup prosedur, proses, kebijakan dan sistem.

·       AI7 Install and accredit solutions and changes

Penyampaian Layanan dan Dukungan (Deliver and Support)

Sangat perlu memperhatikan penyampaian sesungguhnya dari layanan yang diperlukan dan mencangkup penyedia layanan, manajemen keamanan dan kelangsungan, dukngan layanan pada pengguna, manajemen data dan fasilitas operasional.

·       DS1 Define and manage service levels

Untuk berbagai pelayanan TI yang terkait dengan pihak eksternal maupun internal, manajemen menentukan batasan SLA minimum yakni kehandalan (reliability) 99,9%.

·       DS2 Manage third-party services

Untuk pelayanan yang disediakan oleh pihak ketiga seperti jaringan sudah memiliki dokumentasi SLA dalam bentuk perjanjian formal.

·       DS3 Manage performance and capacity

Penentuan kapasiatas dan performa dalam bidang IT sudah diselaraskan dengan peramalan kebutuhan bisnis.

·       DS4 Ensure continuous service

PT KAI memiliki beberapa IT Continuity Plan untuk beberapa infrastruktur vital seperti datacenter yang memiliki 2 offsite back up storage yang terletak di Jakarta dan BSD.

·       DS5 Ensure systems security

Perusahaan telah melaukan berbagai langkan pengaanan informasi.

·       DS6 Indentify and allocate costs

Terdapat ketentuan dan dokumentasi mengenai biaya teknologi informasi, alokasi biaya TI perusahan disesuakian dengan kebutuhan bisnis dan pelaksanaannya harus sesuai dengan yang telah direncanakan.

·       DS7 Educate and trai users

PT KAI manajemen TI telah melakukan pelatihan baik terhadap internak divisi TI dan kepada end-user agar pengoperasian sistem berjalan efektif.

·       DS8 Manage service desk and incidents

PT KAI sudah terdapat help desk untuk membantu pengguna jika terdapat permasalahan dalam sistem.

·       DS9 Manage the configuraton

PT KAI belum memiliki manajemen konfigurasi secara formal dan terdokumentasi.

·       DS10 Manage problems

PT KAI permasalahan diidentifikasi apakah terjadi karena kesalahan pengguna atau kesalahan sistem oleh help desk.

·       DS13 Manage operations

PT KAI sudah melakukan beberapa manajemen terkait operasi seperti pengawasan infrastuktur TI.

Monitor dan Evaluasi (Monitor and Evaluate)

Berfokus pada penilaian dan seluruh proses TI berdasarkan dari kualitas dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrol. Pada tahap ini membahas masalah performa, pegawasan internal kontrol, kepatuhan peraturan dan tata kelola.

·       ME1 Monitor and Evaluate IT performance

Pada PT KAI sudah melakukan pengawasan dan pengukuran kinerja untuk beberapa pelayanan TI.

·       ME4 Provide IT Governance

Salah satu tujuan PT KAI adalah penerapan tata kelola perusahaan yang termasuk didalamnya tata kelola teknologi informasi.

Jadi itulah sedikit bahasan dari implementasi pada PT KAI Indonesia.

Daftar Pustaka :

http://lib.ui.ac.id/naskahringkas/2016-03/S46203-Suryawan%20Sudibyo

Perbedaan Business Relationship Management (BRM) dengan Service Level Management (SLM)

Sebelum kita membahas perbedaan antara Business Relationship Managemet (BRM) dan Service Level Managemen (SLM) kita perlu mengetahui pengertian antara keduanya terlebih dahulu.

Relationship Management atau yang disingkat (BRM) merupakan proses yang memungkinkan manajer hubungan bisnis menyediakan hubungan antara penyedia layanan dan pelanggan pada tingkat strategis dan taktis. Pelanggan dan penyedia akan memiliki kepentingan bersama untuk memastikan bahwa pelanggan memahami nilainya. Dari penawaran layanan yang memiliki harapan yang realistis dari mereka. Agar hubungan semacam itu bisa berkerja, pasti ada komitmen, kepercayaan, keterbukaan dan kejujuran di kedua belah pihak dan terkadang hal ini mengharuskan peyedia layanan bersikap terbuka dan jujur terhadap pelangan.

Service Level Management atau yang disingkat (SLM) merupakan bagian dari perjanjian layanan secara keseluruhan antara dua entitas untuk peningkatan kinerja atau waktu pengiriman harus diperbaiki selama masa kontrak. Dua entitas tersebut biasanya dikenal sebagai penyedia layanan dan klien dan dapat melibatkan perjanjian secara hukum karena melibatkan uang atau kontrak lebih informal antara unit-unit bisnis iternal. SLA biasanya terdiri dari beberapa bagian yang mendefinisikan tanggung jawab berbagai pihak, dimana layanan tersebut berkerja dan memberikan garansi dimana jaminan tersebut bagian dari SLA memiliki tingkat harapan yang disepakati, tetapi dalam SLA mungkin terdapat tingkat ketersediaan, kemudahan layanan, kinerja, operasi atau tingkat spesifikasi untuk layanan itu sendiri. Selain itu, dapat menentukan target yang ideal serta minimum yang dapat diterima.

Perbedaan antara BRM dan SLM yaitu terletak pada fokusnya.

Fokus dari SLM adalah pada menjalin perjanjian dengan pelanggan pada tingkat layanan yang akan dikirimkan untuk layanan tertentu dan dengan memastikan tingkat layanan ini terpenuhi, pada pencapaian tingkat kepuasan pelanggan yang dapat diterima. Ini berarti memastikan bahwa semua proses SM, kontrak dan perjanjian tingkat operasional mendukung pencapaian SLA.

BRM membangun hubungan dengan pelanggan yang berfokus pada isu-isu tingkat strategis dan yang lebih tinggi, berusaha untuk menyediakan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis pelanggan dan berada dalam kemampuan penyedia layanan untuk di-delivery. Kepuasan pelanggan adalah ukuran utama keberhasilan BRM, tapi kepuasan pelanggan ini dinyatakan dalam nilai layanan kepada pelanggan.

Daftar Pustaka :

http://lily.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/48491/Pert2.pptx